جاري التحميل ... الرجاء الانتظار قليلاً

طلب التغيير

Change Request

هو مقترح رسمي لتعديل أي وثيقة أو نتيجة نهائية أو خط مرجعي (Baseline). ويؤدي طلب التغيير المعتمد إما إلى إجراء تعديل أو تحديث على العنصر الذي قُدّم بخصوصه طلب التغيير، أو قد يتم استبدال ذلك العنصر بشكل كلي. ويتم تقديم ذلك الطلب عادةً عند مواجهة فريق العمل بعض المشاكل أثناء تنفيذ أعمال المشروع، بحيث يتم بعدها تقديم طلبات التغيير التي قد تؤدي إلى تعديل سياسات المشروع أو إجراءاته أو نطاقه أو تكلفته أو ميزانيته أو جدوله الزمني أو جودة  مخرجاته.

وقد تكون طلبات التغيير مباشرة أو غير مباشرة، وقد يتم تقديمها من داخل فريق المشروع أو من خارجه، كما قد تكون اختيارية أو إلزامية بموجب القانون أو بموجب العقود المرتبطة بالمشروع، وقد تشمل تلك التغييرات: الإجراءات التصحيحية والإجراءات الوقائية وإصلاح القصور وإجراء التعديلات أو التحديثات.

خطوات إدارة طلب التغيير

  1. تحديد نطاق التغيير (Determine the Scope of the Change)، فلابد من ضرورة تحديد أسباب التغيير، ونطاقه وإشراك أصحاب المصلحة المتأثرين والراغبين بهذا التغيير، والعمل على تحديد متطلباتهم، وكل ما يمكن استخدامه لدعم عملية التغيير.
  2. اختيار فريق تنفيذ طلب التغيير، وتوضيح ماهيته وأسبابه، ووضع الخطة المناسبة لتنفيذه والمدة الزمنية لإتمامه، والعمل على تنفيذ المتطلبات وفقاً لأولوياته.
  3. الحصول على الموافقة أو الرفض لتنفيذ طلب التغيير (Approve or reject the change request).
  4. في حال تمت الموافقة على طلب التغيير، سيتم تحديد مسار العمل لتنفيذ طلب التغيير (Decide on a course of action). بحيث يتم تحديث مخرجات المشروع، عن طريق تحديد الخطط والجداول الزمنية والمستندات ومتطلبات العمل اللازمة لإتمامه.

المراحل التي يمر بها طلب التغيير

  1. مرحلة البدء (Initiate)، يمر الطلب خلالها بالمراحل أو الحالات التالية:
    • المسودة (Draft): في هذه الحالة يتم التحقق من تواجد كافّة المعلومات المطلوبة، لإعداد وإتمام طلب التغيير، وفي المسودة يتم إعداد طلب التغيير ولكن دون أن يتم تقديمه لإدارة التغيير.
    • طلب الإذن للسماح بالتغيير (Request for authorization): عند مراجعة طلب التغيير والموافقة عليه، سينتقل الطلب إلى المرحلة التالية.
  2. المراجعة والسماح بإجراء التغيير (Review and Authorize)، في هذه المرحلة تتم مراجعة طلب التغيير (Request for Change) من قبل المخولين بذلك، وقد يتم اتخاذ واحد من ثلاث قرارات في هذه المرحلة، فإما أن يتم قبول طلب التغيير والموافقة عليه (Approve)، وبالتالي سينتقل إلى المرحلة التالية، وإما أن يتم رفضه (Reject)، أو قد يتم إلغاؤه (Cancel)، مع العلم بأن هذا الخيار وارد في جميع المراحل التي يمر بها طلب التغيير.
  3. مرحلة التخطيط وإعداد الجدول الزمني (Plan and Schedule)، يمر الطلب خلالها بالمراحل أو الحالات التالية:
    • التخطيط (Planning In Progress)، ويتم من خلالها البدء بإعداد وبناء المهام للمراحل المقبلة.
    • اعداد الجداول الزمنية للمراجعة (Scheduled for Review): في هذه الحالة يقوم مدير التغيير بمراجعة خطط التغيير والتحقق منها.
    • تحضير الجداول الزمنية للموافقة (Scheduled for Approval): يتم مراجعة كافة جداول التنفيذ، لاتخاذ قرار الموافقة عليها.
    • جدولة برنامج التغيير (Scheduled): يتم وضع البرنامج وتضمينه بالمدة الزمنية المحددة لتنفيذه.
  4. مرحلة التنفيذ (Implement)، يمر الطلب خلالها بالمراحل أو الحالات التالية:
    • البدء بتنفيذ المهام (Implementation in Progress).
    • بعد الانتهاء من مرحلة التنفيذ، سيتوجب على المعنيين الموافقة على انتهاء التغيير ليتم انتقاله إلى مرحلة الإغلاق. في هذه المرحلة كذلك قد يتم اتخاذ واحد من ثلاث قرارات، فإما أن يتم قبول التغيير والموافقة عليه، وبالتالي سينتقل إلى المرحلة التالية، وإما أن يتم رفضه، ليتم الرجوع إلى المهام والخطوات السابقة لإجراء التعديلات المطلوبة، أو قد يتم إلغاؤه.
    • في هذه المرحلة سيكون طلب التغيير قد تم استكماله، وسيكون بحاجة إلى الموافقة النهائية. وفي هذه المرحلة إما أن تتم الموافقة على التغيير وانتقال الطلب إلى مرحلة الإغلاق، أو قد يتم رفض الطلب، وإجراء التعديلات المطلوبة.
    • يتحقق المراجعون من تنفيذ التغيير وأنه قد تم الانتهاء من جميع المهام المطلوبة، ويتم كذلك تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) للتأكد من تحقيقها.
  5. الانتهاء من طلب التغيير (Closed)، إذا كان طلب التغيير ناجحاً وتم اتمامه وانجازه ووافق المراجعون عليه، فهنا يكون طلب التغيير قد تحقق، وسيتم إغلاقه بنجاح.

ميم | مترجم المصطلحات للعربية جميع الحقوق محفوظة

أرسل لنا